vHợp đồng và các chứng từ là một văn bản pháp lý vô cùng quan trọng đối với các chủ thể tham gia trực tiếp ký kết hợp đồng. Tuy nhiên không nhiều doanh nghiệp quan tâm để ý đến việc quản lý hợp đồng chứng từ một cách khoa học và hiệu quả.
Mặc dù để đi đến ký kết hợp đồng các bên thường mất khá nhiều thời gian từ việc soạn thảo, xây dựng hợp đồng đến lúc đàm phán chi tiết nội dung hợp đồng. Có những hợp đồng chỉ vướng mắc 1 nội dung nào đó mà các bên có thể không thực hiện ký kết.
Vì sao phải quản lý hợp đồng?
Hợp đồng quan trọng là vậy tuy nhiên cũng không ít đơn vị, cá nhân sau khi ký kết hợp đồng dường như không còn quan tâm đến sự tồn tại của nó nữa. Đây là một trong những nguyên nhân dẫn tới hiện tượng hủy bỏ hợp đồng, phạt hợp đồng, kiện tụng hợp đồng…
Đặc biệt đối với những đơn vị lớn với sự phát sinh nhiều hợp đồng và dẫn tới mất kiểm soát quản lý hợp đồng. Đây có thể nói là điều mạo hiểm cho bất cứ doanh nghiệp hay cá nhân nào đang lâm vào tình trạng này.
Vì sao phải quản lý hợp đồng?
Nếu chúng ta hiểu được bản chất và tầm quan trọng của Hợp đồng thì chúng ta sẽ tự trả lời câu hỏi vì sao phải quản lý hợp đồng. Việc theo dõi được quá trình thực hiện hợp đồng của các chủ thể ký kết hợp đồng sẽ giúp cho các bên thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ quy định trong hợp đồng.
Việc quản lý hợp đồng khoa học giúp các bên tham gia hợp đồng phòng tránh được rủi ro cho nhau và tránh được các thiệt hại nếu có.
Phương pháp quản lý hợp đồng
Hiện nay trên thực tế để quản lý được hợp đồng thì người quản lý đang sử dụng chủ yếu bằng hình thức thủ công. Các bên sau khi ký kết hợp đồng gần như đơn phương thực hiện các trách nhiệm của mình trong hợp đồng. Đối với các hợp đồng ngắn hạn, nội dung đơn giản thì việc quản lý hợp đồng theo hình thức thủ công đáp ứng được nhu cầu. Tuy nhiên nếu số lượng lớn cũng sẽ là thử thách cho người quản lý.
Phương pháp quản lý hợp đồng hiệu quả
Việc quản lý hợp đồng, chứng từ không phải chỉ là việc lưu trữ hợp đồng, bảo quản hợp đồng mà chúng ta cần nhìn nhận một cách sâu sắc hơn đó là việc quản lý hợp đồng là việc theo dõi, quản lý các nội dung mà các bên trong hợp đồng phải triển khai thực hiện. Việc kiểm soát này phải thực hiện thường xuyên và liên tục. Nếu quản lý được liên tục thì các bên sẽ có được những thông tin hữu ích để cần thiết cùng nhau bàn bạc và tháo gỡ hoặc đưa ra những quyết định mạnh mẽ khác một cách kịp thời nhất.
Đồng thời việc quản lý chứng từ, hợp đồng không chỉ đối với những hợp đồng còn thời hạn, mà bao gồm cả với những hợp đồng, chứng từ đã được hoàn thành nữa. Đây là một nội dung mà rất nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua.
Với sự phát triển rầm rộ của khoa học công nghệ thông tin đã mở ra những giải pháp quản lý hợp đồng tiên tiến và hiện đại bằng công nghệ.
Các phần mềm hay công nghệ số hóa quản lý về hợp đồng chứng từ, đều có những đặc điểm chung, nổi bật như sau:
-
Khởi tạo và theo dõi toàn bộ thông tin liên quan đến hợp đồng.
-
Khời tạo và theo dõi quá trình thanh toán hợp đồng.
-
Khởi tạo và theo dõi quá trình các bên thực hiện hợp đồng: Các vướng mắc phát sinh, các điều chỉnh thay đổi hợp đồng, tiến độ thực hiện hợp đồng…
-
Tất cả đều được cập nhật liên tục theo công nghệ điện toán đám mây.
Với ứng dụng này gần như ban lãnh đạo kiểm soát liên tục mọi nơi mọi lúc quá trình thực hiện hợp đồng và kịp thời đưa ra các chỉ đạo trực tuyến nhanh.
Đơn vị tư vấn và triển khai giải pháp ERP chuyên nghiệp
Nói tóm lại việc quản lý hợp đồng là điều vô cùng cần thiết cho bất cứ doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức nào. Hợp đồng thàn công chính là giúp mình thành công. Hơp đồng còn là cơ sở pháp lý vững chắc bảo vệ các quyền lợi liên quan. Vì vậy hãy nêu cao tinh thần và trách nhiệm trong công tác quản lý hợp đồng.
Nếu vẫn còn thắc mắc hoặc cần tư vấn hoặc dùng thử giải pháp, vui lòng liên hệ với chúng tôi. HCS Việt Nam rất hân hạnh được phục vụ.
.
Tầng 5, tòa nhà Simco, 28 Phạm Hùng, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
024.3785.8915
